Debiteurenbeheer in een notendop

Stap 1: Controleer uw algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de basis waarop u zaken doet met uw klanten. Zolang alles koek en ei is, kijkt niemand ernaar. Maar als er een dispuut ontstaat dan worden ze er plotseling bijgehaald. Daarom is het belangrijk om periodiek te controleren of uw algemene voorwaarden nog wel volledig zijn en juridisch waterdicht. Dat klinkt als een open deur, maar vooral bij MKB-bedrijven zien wij nogal eens ‘knip-en-plak’-voorwaarden met veel ruimte voor interpretatie.

Stap 2: Hanteer een duidelijke betaaltermijn

Logisch, toch, dat u een betalingstermijn op uw factuur zet? Vinden wij eerlijk gezegd ook. Toch zien wij in de praktijk wel eens facturen zonder betaaltermijn. Als de klant niet zo vriendelijk is om deze te betalen, heeft u geen poot om op te staan. De vordering is oninbaar. U heeft immers niet aangegeven wanneer het geld binnen moet zijn.

Stap 3: Factureer direct na (op)levering

Factureren zou uw favoriete klus moeten zijn. Toch merken wij dat er vaak enkele dagen tot weken zitten tussen levering en facturatie. Daarmee doet u zichzelf tekort. Uw debiteurenbestand loopt op en met het geld dat daarin vastzit, kunt u voorlopig niets doen. Ondertussen moet u wel uw eigen rekeningen voldoen, uw personeel betalen en investeren in het bedrijf. Daarom adviseren wij u om direct na (op)levering te factureren. Het is de basis van een gezonde cashflow.

Stap 4: Stuur op tijd aanmaningen

U wilt aardig zijn. Daar is niets mis mee. Maar vindt u het aardig van uw klant dat deze u nog niet betaald heeft, terwijl u wel de bestelde producten of diensten heeft geleverd? Precies. Daarom zeggen wij: stuur die aanmaningen gewoon. De meeste klanten zijn van goede wil en betalen alsnog. Wie dat pertinent niet doet, is een wanbetaler. Daartegen kunt u maar beter zo snel mogelijk optreden.

Stap 5: Pak wanbetalers snel aan

Zolang u niet betaald wordt, teert u in op uw liquide middelen. Bovendien: hoe langer u wacht, hoe groter het risico dat u uw geld nooit meer terugziet. Neem daarom geen risico met wanbetalers en start een incassoprocedure. U bent vast niet de enige schuldeiser. Als de betalingsachterstanden te hoog oplopen, kan de wanbetaler zijn schuldenlast niet meer dragen en gaat hij failliet. En u weet… van een kale kip kan je niet plukken.

Succes met het aanscherpen van uw debiteurenbeheer!

De Incassoprofessionals

P.S. Wist u dat Berry een achtergrond heeft in de accountancy? Op verzoek licht hij graag uw facturatieproces en debiteurenbeheer voor u door, of doet financieel onderzoek naar wanbetalers. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.